Gør jeres arkiv maskinlæsbart.

Arbejdet, som ingen har lavet endnu

En PDF er et elektronisk dokument, men ikke et maskinlæsbart. Det samme gælder et scan, en mailtråd og en mappe, der hedder “endelig_v3”. Mennesker kan læse det. Alt andet kan ikke.

Det er dér, AI-projekter i virksomheder med rigtige arkiver går i stå. Modellerne fejler ikke noget. Materialet gør: ingen struktur, ingen adresser, ingen måde at sige hvilken bestemmelse der står i hvilken version af hvilken kontrakt. Det, der bygges ovenpå, er gætteri i en selvsikker tone.

Hvad konvertering faktisk er

Jeres arkiv bliver læst én gang, ordentligt. Et scan bliver til tekst. En kontrakt bliver til bestemmelser. En mailtråd bliver til daterede beskeder med deres vedhæftninger. Et referat bliver til beslutninger. Hver del beholder et link tilbage til den side, den kom fra, så enhver sætning kan spores til originalen.

Undervejs bliver to ting skrevet ned: et register over, hvad hvert dokument indeholder — og hvad der var ventet og aldrig kom — og et glossar over jeres egne ord, altså de begreber jeres fag og jeres hus bruger om tingene.

Hvad I får, og beholder

• Det konverterede arkiv i åbne formater, som kan bruges af enhver sprogmodel — vores eller den, I vælger om tre år.
• Registeret: hvilket dokument der indeholder hvilken bestemmelse, hvilket referat der er underskrevet, hvilken faktura der hører til hvilken sag, og hvilke dokumenter der mangler.
• Jeres glossar: de begreber, I rent faktisk bruger, så en maskine ikke skal gætte sig frem, når den læser jeres sager.
• En skriftlig opgørelse over, hvad der ikke kunne læses, og hvorfor: ulæselige sider, afbrudte scan, tomme filer. Næsten alle arkiver rummer nogle stykker, og ingen ved det, før nogen har læst det hele.

Det hele er jeres og ligger hos jer, ikke låst inde i et system hos os. Det er ikke gavmildhed: en kunde, der ikke kan gå, er ikke en kunde, men en fange.

Hvorfor det kan betale sig i sig selv

Uanset hvad I til sidst bruger AI til, og uanset hvem I hyrer til at bygge det, kommer dette arbejde først. Det er den langsomme del, og det bliver ikke billigere af at vente. Gjort én gang, på en lille kontrakt, med et resultat der er jeres, ligger det bag jer, før I binder jer til noget større.

Der er et afkast mere, som de færreste regner med: I finder ud af, hvad jeres arkiv faktisk indeholder. Kontrakten, alle henviser til, og som aldrig blev underskrevet. De fire versioner af et dokument, der adskiller sig på én bestemmelse. Årene, hvor korrespondancen bare holder op. Det er værd at vide, uanset om en maskine nogensinde læser med.

Sådan foregår det

En lille første kontrakt på jeres rigtige filer, med et omfang, I selv sætter: én ejendom, én klients sager, én årgang korrespondance. Der bliver taget stilling til det, der kommer ud af det, ikke til en demonstration. I kan stoppe efter enhver fase og beholde alt, hvad der er bygget indtil da.

Arbejdet foregår i Europa under en databehandleraftale med Axon Trade ApS, det danske selskab bag Neural Logic. Intet bliver læst, før I har sagt ja skriftligt, og kun i de arkiver, I peger på.

Hvad det ikke er

• Ikke et system, I skal flytte ind i. Jeres folk arbejder videre præcis, hvor de arbejder i dag.
• Ikke en migrering. Vi arbejder på en kopi. Intet i jeres systemer bliver ændret, flyttet eller skrevet til.
• Ikke en scanningsservice. Vi arbejder ud fra digitale kopier; papir, I allerede har scannet, bliver læst som tekst ligesom alt andet.
• Ikke et løfte om, at AI derefter gør mirakler. Det er grundarbejdet, der gør spørgsmålet værd at stille.

Hvor det står i dag

Konverteringen er den del af vores arbejde, der er nået længst: den samme metode kører hver dag på et katalog, vi selv ejer, hvor en kollega hos os læser en leverandørs feed og holder en levende webshop tro mod den. For dokumentarkiver er det første kundeforløb ved at blive forberedt nu. Det siger vi hellere ligeud end at beskrive en plan i nutid.