Gør jeres arkiv maskinlæsbart.

Det arbejde, ingen har gjort endnu

En PDF er et elektronisk dokument, men maskinlæsbart er det ikke. Det er en scanning heller ikke, og en mailtråd eller en mappe ved navn “endelig_v3” slet ikke. Mennesker kan læse det hele. For alt andet er det lukket land.

Det er derfor, AI-projekter går i stå i virksomheder med rigtige arkiver. Modellerne fejler ikke noget. Det gør materialet: Det har ingen struktur, ingen adresser, og ingen kan sige, hvilken bestemmelse der står i hvilken version af hvilken kontrakt. Alt, hvad man bygger oven på det, er gætværk med selvsikker stemme.

Hvad konvertering egentlig vil sige

Dit arkiv bliver læst én gang, og grundigt. En scanning bliver til tekst, en kontrakt til bestemmelser, en mailtråd til daterede beskeder med vedhæftninger, et referat til beslutninger. Hver del beholder en henvisning til den side, den kom fra. Så kan enhver sætning spores tilbage til originalen.

Undervejs bliver to ting skrevet ned: et register over, hvad hvert dokument indeholder, og hvad der var ventet og aldrig kom, og et glossar med jeres egne ord, dem jeres fag og jeres folk bruger om tingene.

Det, du får og beholder

• Det konverterede arkiv i åbne formater, brugbart med enhver sprogmodel, vores eller den, du vælger om tre år.
• Registeret: hvilket dokument der rummer hvilken bestemmelse, hvilket referat der er underskrevet, hvilken faktura der hører til hvilken sag, og hvilke dokumenter der mangler.
• Dit glossar: de ord, I faktisk bruger, så en maskine ikke skal gætte, når den læser dine sager.
• En skriftlig opgørelse over det, der ikke kunne læses, og hvorfor: ulæselige sider, afbrudte scanninger, tomme filer. Næsten alle arkiver har nogle stykker, og ingen ved det, før nogen har læst det hele.

Det hele er dit og ligger hos dig, ikke i et system hos os. Det er ikke gavmildhed. En kunde, der ikke kan gå, er ikke en kunde. Det er en fange.

Hvorfor det kan betale sig i sig selv

Uanset hvad du ender med at bruge AI til, og hvem du får til at bygge det, kommer det her arbejde først. Det er den langsomme del, og den bliver ikke billigere af at vente. Får du den gjort én gang, på en lille kontrakt og med et resultat, der er dit, har du den bag dig, før du binder dig til noget større.

Og der er en gevinst mere, som de færreste regner med: Du finder ud af, hvad der faktisk ligger i dit arkiv. Kontrakten, alle henviser til, og som aldrig blev underskrevet. De fire versioner af et dokument, der adskiller sig på én bestemmelse. Årene, hvor brevvekslingen bare stopper. Det er værd at vide, uanset om en maskine nogensinde kommer til at læse med.

Sådan foregår det

En lille første kontrakt på dine rigtige filer, i et omfang, du selv fastlægger: én ejendom, én klients sager, én årgang korrespondance. Det er resultatet, der bliver bedømt, ikke en demonstration. Efter hver fase kan du stoppe og beholde alt, der er lavet indtil da.

Behandlingen sker i Europa på grundlag af en databehandleraftale med Axon Trade ApS, det danske selskab bag Neural Logic. Der læses først, når du har sagt ja på skrift, og kun i de arkiver, du frigiver.

Hvad det ikke er

• Ikke et system, du skal flytte ind i. Dine folk arbejder videre præcis der, hvor de arbejder i dag.
• Ikke en migrering. Vi arbejder ud fra en kopi. Der bliver hverken ændret, flyttet eller skrevet noget i dine systemer.
• Ikke en scanningsservice. Vi arbejder ud fra digitale kopier. Papir, du allerede har scannet, bliver læst som tekst ligesom alt andet.
• Ikke et løfte om, at AI derefter gør mirakler. Det er det grundarbejde, der skal til, før spørgsmålet overhovedet giver mening.

Sådan står det til i dag

Konverteringen er den del af vores arbejde, der er nået længst: Den samme metode kører hver dag på et katalog, vi selv ejer. Der læser en kollega hos os en leverandørs feed og holder en webshop i drift opdateret efter det. For dokumentarkiver er vi ved at forberede det første kundeforløb nu. Det vil vi hellere sige ligeud end beskrive en plan, som om den allerede var virkelighed.