Ihr Archiv maschinenlesbar machen.

Die Arbeit, die noch niemand gemacht hat

Ein PDF ist ein elektronisches Dokument, aber kein maschinenlesbares. Ein Scan ebenso wenig, ein Mailverlauf auch nicht, und ein Ordner namens „final_v3“ erst recht nicht. Menschen können das lesen. Alles andere nicht.

Genau daran scheitern KI-Vorhaben in Unternehmen mit gewachsenen Archiven. An den Modellen liegt es nicht. Es liegt am Material: keine Struktur, keine Adressen, keine Möglichkeit zu sagen, welche Klausel in welcher Fassung welches Vertrags steht. Was darauf aufbaut, ist Raten in selbstsicherem Ton.

Was Konvertierung wirklich bedeutet

Ihr Archiv wird einmal gelesen, und zwar richtig. Aus einem Scan wird Text. Aus einem Vertrag werden Klauseln. Aus einem Mailverlauf werden datierte Nachrichten mit ihren Anhängen. Aus einem Protokoll werden Beschlüsse. Jedes Stück behält den Verweis auf die Seite, aus der es stammt, sodass sich jeder Satz bis zum Original zurückverfolgen lässt.

Dabei entstehen zwei Verzeichnisse: ein Register dessen, was in jedem Dokument steht — und was erwartet wurde und nie eingegangen ist — sowie ein Glossar Ihrer eigenen Begriffe, also der Wörter, die Ihre Branche und Ihr Haus für die Dinge verwenden.

Was Sie bekommen und behalten

• Das konvertierte Archiv in offenen Formaten, nutzbar mit jedem Sprachmodell — mit unserem oder mit dem, für das Sie sich in drei Jahren entscheiden.
• Das Register: welches Dokument welche Klausel enthält, welches Protokoll unterschrieben ist, welche Rechnung zu welchem Vorgang gehört und welche Unterlagen fehlen.
• Ihr Glossar: die Begriffe, die in Ihrem Haus tatsächlich verwendet werden, damit eine Maschine beim Lesen Ihrer Akten nicht raten muss.
• Eine schriftliche Aufstellung dessen, was nicht gelesen werden konnte, und warum: unlesbare Seiten, abgebrochene Scans, leere Dateien. In fast jedem Archiv gibt es davon einige, und niemand weiß es, bevor jemand alles gelesen hat.

Alles davon gehört Ihnen und liegt bei Ihnen, nicht eingeschlossen in einem System von uns. Das ist keine Großzügigkeit: Ein Kunde, der nicht gehen kann, ist kein Kunde, sondern ein Gefangener.

Warum sich das für sich allein lohnt

Wofür Sie KI am Ende auch einsetzen und wen Sie damit auch beauftragen: Diese Arbeit steht davor. Sie ist der langsame Teil, und sie wird durch Warten nicht billiger. Einmal erledigt, in einem kleinen Vertrag, mit einem Ergebnis, das Ihnen gehört, liegt sie hinter Ihnen, bevor Sie sich auf etwas Größeres festlegen.

Dazu kommt ein zweiter Ertrag, mit dem kaum jemand rechnet: Sie erfahren, was in Ihrem Archiv tatsächlich liegt. Der Vertrag, auf den sich alle berufen und den nie jemand unterschrieben hat. Die vier Fassungen eines Dokuments, die sich in einer Klausel unterscheiden. Die Jahre, in denen der Schriftwechsel einfach abbricht. Das ist es wert, gewusst zu werden, ganz gleich ob je eine Maschine mitliest.

Wie es abläuft

Ein kleiner erster Vertrag über Ihre echten Unterlagen, mit einem Umfang, den Sie festlegen: eine Liegenschaft, die Akten eines Mandanten, ein Jahrgang Schriftverkehr. Abgenommen wird, was dabei herauskommt, nicht eine Vorführung. Sie können nach jeder Phase aufhören und behalten alles, was bis dahin entstanden ist.

Die Verarbeitung findet in Europa statt, unter einem Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Axon Trade ApS, dem dänischen Unternehmen hinter Neural Logic. Gelesen wird nichts, bevor Sie schriftlich zugestimmt haben, und nur in den Archiven, die Sie dafür benennen.

Was es nicht ist

• Kein System, in das Sie umziehen. Ihre Leute arbeiten weiter genau dort, wo sie heute arbeiten.
• Keine Migration. Wir arbeiten mit einer Kopie. In Ihren Systemen wird nichts geändert, verschoben oder geschrieben.
• Kein Scandienst. Wir arbeiten mit digitalen Kopien; bereits gescanntes Papier wird wie alles andere als Text gelesen.
• Kein Versprechen, dass KI danach Wunder wirkt. Es ist die Grundlage, die die Frage überhaupt erst sinnvoll macht.

Wo das heute steht

Die Konvertierung ist der am weitesten gediehene Teil unserer Arbeit: Dasselbe Verfahren läuft täglich auf einem Katalog von uns selbst, wo eine Kollegin von uns den Feed eines Lieferanten liest und einen laufenden Shop danach richtig hält. Für Dokumentenarchive wird gerade die erste Zusammenarbeit mit einem Kunden vorbereitet. Das sagen wir lieber klar, als einen Plan im Präsens zu beschreiben.