Ihr Archiv maschinenlesbar machen.

Die Arbeit, die noch keiner gemacht hat

Ein PDF ist ein elektronisches Dokument. Maschinenlesbar ist es deshalb noch lange nicht. Ein Scan auch nicht, ein Mailverlauf nicht, und ein Ordner namens „final_v3“ erst recht nicht. Menschen können das alles lesen. Sonst niemand.

Genau daran scheitern KI-Projekte in Unternehmen mit gewachsenen Archiven. Nicht an den Modellen. Am Material: Es hat keine Struktur, keine Adressen, und niemand kann sagen, welche Klausel in welcher Fassung welches Vertrags steht. Was man darauf baut, ist Raterei mit selbstsicherem Ton.

Was Konvertierung wirklich heißt

Ihr Archiv wird einmal gelesen, und zwar gründlich. Ein Scan wird zu Text, ein Vertrag zu Klauseln, ein Mailverlauf zu datierten Nachrichten samt Anhängen, ein Protokoll zu Beschlüssen. Jedes Stück behält einen Verweis auf die Seite, von der es stammt. So lässt sich jeder Satz bis zum Original zurückverfolgen.

Nebenbei entstehen zwei Verzeichnisse: ein Register, das festhält, was in jedem Dokument steht, und was erwartet wurde und nie gekommen ist; und ein Glossar mit den Begriffen Ihres Hauses, also den Wörtern, die Ihre Branche und Ihre Leute für die Dinge benutzen.

Was Sie bekommen, und behalten

• Das konvertierte Archiv in offenen Formaten, nutzbar mit jedem Sprachmodell, mit unserem oder mit dem, das Sie in drei Jahren wählen.
• Das Register: welches Dokument welche Klausel enthält, welches Protokoll unterschrieben ist, welche Rechnung zu welchem Vorgang gehört, und welche Unterlagen fehlen.
• Ihr Glossar: die Begriffe, die bei Ihnen tatsächlich in Gebrauch sind, damit eine Maschine beim Lesen Ihrer Akten nicht raten muss.
• Eine schriftliche Aufstellung dessen, was sich nicht lesen ließ, und warum: unleserliche Seiten, abgebrochene Scans, leere Dateien. In fast jedem Archiv gibt es ein paar davon, und niemand weiß es, solange keiner alles gelesen hat.

Alles davon gehört Ihnen und liegt bei Ihnen, nicht in einem System von uns. Das ist keine Großzügigkeit. Ein Kunde, der nicht gehen kann, ist kein Kunde. Er ist ein Gefangener.

Warum sich das auch für sich allein lohnt

Wofür Sie KI am Ende einsetzen und wen Sie damit beauftragen, ist offen. Diese Arbeit kommt in jedem Fall zuerst. Sie ist der langsame Teil, und sie wird nicht billiger, wenn man wartet. Einmal erledigt, in einem kleinen Vertrag, mit einem Ergebnis, das Ihnen gehört, liegt sie hinter Ihnen, bevor Sie sich auf etwas Größeres einlassen.

Und es gibt einen zweiten Ertrag, mit dem kaum jemand rechnet: Sie erfahren, was in Ihrem Archiv tatsächlich liegt. Der Vertrag, auf den sich alle berufen und den nie jemand unterschrieben hat. Die vier Fassungen eines Dokuments, die sich in einer Klausel unterscheiden. Die Jahre, in denen der Schriftwechsel einfach abreißt. Das ist es wert, gewusst zu werden, ob nun je eine Maschine mitliest oder nicht.

Wie es abläuft

Ein kleiner erster Vertrag über Ihre echten Unterlagen, in einem Umfang, den Sie festlegen: eine Liegenschaft, die Akten eines Mandanten, ein Jahrgang Schriftverkehr. Abgenommen wird das Ergebnis, nicht eine Vorführung. Nach jeder Phase können Sie aufhören und behalten alles, was bis dahin entstanden ist.

Verarbeitet wird in Europa, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit der Axon Trade ApS, dem dänischen Unternehmen hinter Neural Logic. Gelesen wird erst, wenn Sie schriftlich zugestimmt haben, und nur in den Archiven, die Sie dafür freigeben.

Was es nicht ist

• Kein System, in das Sie umziehen. Ihre Leute arbeiten weiter genau dort, wo sie heute arbeiten.
• Keine Migration. Wir arbeiten mit einer Kopie. In Ihren Systemen wird nichts geändert, verschoben oder geschrieben.
• Kein Scandienst. Wir arbeiten mit digitalen Kopien. Papier, das Sie schon gescannt haben, wird wie alles andere als Text gelesen.
• Kein Versprechen, dass KI danach Wunder wirkt. Es ist die Grundlage, ohne die sich die Frage gar nicht erst stellt.

Wo das heute steht

Die Konvertierung ist der Teil unserer Arbeit, der am weitesten ist: Dasselbe Verfahren läuft täglich auf einem Katalog, der uns selbst gehört. Dort liest eine Kollegin von uns den Feed eines Lieferanten und hält einen laufenden Shop auf dem Stand. Für Dokumentenarchive bereiten wir gerade die erste Zusammenarbeit mit einem Kunden vor. Das sagen wir lieber so, wie es ist, als einen Plan im Präsens zu beschreiben.