Sådan arbejder en dokumentkollega.

Det, du giver os

En kopi. Ikke mere. Ingen migrering, intet nyt system, og ikke et års forberedelse først. En daglig kopi af de arkiver, du har i forvejen: datarummet, mailarkivet, bogføringseksporten, fællesdrevet og de scanninger, ingen har åbnet, siden de blev arkiveret.

Der bliver ikke læst noget, før du har sagt ja på skrift. Grundlaget er en databehandleraftale med Axon Trade ApS, det danske selskab bag Neural Logic. Hvilke arkiver der er med, bestemmer du. Det er grænsen.

Konvertering: Filer bliver til et arkiv med adresser

Hvert dokument bliver læst én gang, og grundigt. En scanning bliver til tekst, en kontrakt til bestemmelser, en mailtråd til daterede beskeder, et referat til beslutninger. Hver del beholder en henvisning til den side, den kom fra. Så kan enhver sætning spores tilbage til originalen.

Resultatet er et arkiv, der er dit: kontrolleret, adresserbart og brugbart med enhver sprogmodel, vores eller den, du vælger om tre år. Det er helt bevidst. En kunde, der ikke kan gå, er ikke en kunde. Det er en fange.

Registeret: Det, der er, og det, der mangler

Mens dokumenterne bliver læst, bygges der et register op. Her står, hvilken kontrakt der rummer hvilken bestemmelse, hvilket referat der er underskrevet, hvilken faktura der hører til hvilken sag, og hvilket dokument der var ventet og aldrig kom. Registeret er noget, der er skrevet ned. Ikke noget, der er husket.

Derfor er “ikke fundet” et rigtigt svar hos os. Når kollegaen siger, at opsigelsesbestemmelsen mangler, ved hun det fra registeret: Hun kender hvert dokument, hun har læst, og hvert sted, bestemmelsen kunne have stået. Det er ikke en model, der ikke lige kan huske det.

At læse en sag

Du spørger om en sag, en ejendom, en kunde, en kontrakt, et projekt. Kollegaen samler den komplette sag, kronologisk, på tværs af alle de arkiver, der er med. De steder, hvor spørgsmålet afgøres, citerer hun ord for ord med henvisning til originalen. Og hun siger klart, hvad hun ledte efter og ikke fandt.

Det, du får tilbage, er en sag, ikke et chatsvar: dokumenterne, deres rækkefølge, de afgørende ord, hullerne. Et menneske læser den og beslutter.

Hvert citat bliver kontrolleret

Intet citat når dig, før det er holdt op mod kildedokumentet ord for ord. Passer det ikke, bliver det holdt tilbage, og du får det at vide. En kollega, der citerer en kontrakt næsten rigtigt, er værre end ingen kollega. Fejlen ligner nemlig sandheden til forveksling.

To roller, én grænse

Kollegaen, der læser dine dokumenter, kører på en europæisk model, Mistral, i Europa og under en europæisk kontrakt. Ingen dokumenter kommer over den grænse.

Bag hende står en supervisor, der aldrig får et dokument eller et navn at se. Hun ser kun, hvordan arbejdet gik: hvilken slags spørgsmål, hvor mange dokumenter, hvilket ord der manglede, hvor læsningen ramte ved siden af. Fordi intet af dit materiale når hende, kan hun vælges efter, hvor godt hun tænker, og ikke efter, hvor hun befinder sig. I dag er det Claude fra Anthropic, efter vores mening den bedste model til den slags opgaver. Hun gør kollegaen lidt bedre hver nat, uden adgang til dine data.

Hvad det ikke er

• Ikke en chatbot på intranettet. Kollegaen svarer ud fra et register, der blev bygget op, mens dine dokumenter blev læst, ikke ud fra det, en model kan huske om dem.
• Ikke en beslutningstager. Hun lægger fakta frem. Det er et menneske, der beslutter.
• Ikke en dommer over mennesker. Sager om bygninger, produkter, kontrakter, forløb. Ingen karakterer, ingen ranglister, ingen forudsigelser om personer.
• Ikke en, der skriver i dine systemer. Der skrives kun tilbage, hvis du beder om det, og reglerne tillader det. Som udgangspunkt er det slået fra.

Sådan står det til i dag

Frida, dokumentkollegaen, er under forberedelse; det første kundeforløb er vi ved at forberede nu. Vera, supervisoren, er under forberedelse. Pia, en katalogkollega bygget efter samme metode, arbejder hver dag i en webshop, vi selv ejer: Hun læser en leverandørs feed og holder shoppen opdateret efter det.