Für Immobilien- und Vermögensverwaltung.

Das Problem in dieser Branche

Zu einer Immobilie gehören Jahrzehnte Papier: der Kauf, die Mietverträge samt Nachträgen, die Übergabeprotokolle, die Mängellisten, der Schriftwechsel mit Mietern und Handwerkern, der Versicherungsfall, den nie jemand abgeschlossen hat, die Rechnungen zu einer Reparatur, an die sich jeder anders erinnert. Das alles liegt im Datenraum, im Mailarchiv und auf dem Netzlaufwerk. Und niemand hat die Zeit, alle drei zu lesen.

So kostet die Frage „Was genau haben wir zu diesem Dach vereinbart, und wann?“ einen Nachmittag. Und öfter, als man zugeben möchte, wird sie aus dem Gedächtnis beantwortet.

Was die Kollegin daraus macht

• Die vollständige Akte zu einem Objekt. Alles zu einer Liegenschaft, einer Einheit oder einem Mietverhältnis, chronologisch, aus allen beteiligten Archiven.
• Die Klausel, auf die es ankommt, im Wortlaut. Welche Vertragsfassung gilt, was sie zur strittigen Pflicht sagt, Wort für Wort, mit Verweis auf die Seite.
• Was fehlt, beim Namen genannt. Das Übergabeprotokoll, das nie unterschrieben wurde. Der Nachtrag, auf den sich alle berufen und der nirgends liegt. Das abgelaufene Zertifikat. Aus dem Register, nicht aus einer Vermutung.
• Die Geschichte eines Streits. Jede Nachricht, jedes Protokoll, jede Rechnung zu einem Vorgang, zusammengestellt, bevor ein Anwalt dafür bezahlt wird, es zu tun.

Was sie nicht tut

Sie sagt nichts über Personen: keine Bewertung von Mietern, keine Prognose, wer zahlen wird. Nur Akten über Gebäude, Verträge und Vorgänge. In Ihr Verwaltungssystem schreibt sie nichts zurück, es sei denn, Sie wollen das und die Regeln erlauben es. Und sie entscheidet nichts. Die Akte liest ein Mensch, und der handelt.

Wie es bei Ihnen anfangen würde

Mit einem echten Objekt oder einem echten Streitfall aus Ihrem Archiv, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Beurteilen Sie das Ergebnis an einem Fall, dessen Antwort Sie kennen. Ehrlicher lässt sich eine solche Kollegin nicht prüfen.

Nach der ersten Phase liegen Ihre Akten als geprüftes, maschinenlesbares Archiv vor. Es gehört Ihnen, egal wie Sie sich danach entscheiden. Immobilienbestände sind genau die Art Papier, die früher oder später konvertiert werden muss. Das in einem kleinen Vertrag an echten Fällen zu erledigen, ist der günstigste Weg, es hinter sich zu haben.

Frida, die Dokumenten-Kollegin, ist in Vorbereitung; die erste Zusammenarbeit mit einem Kunden bereiten wir gerade vor. Wer sich jetzt meldet, bestimmt mit, an welchen Akten sie zuerst arbeitet.